Comment ne pas tomber dans les spams : 10 astuces

Que tu utilises les e-mails pour faire de la prospection, ou simplement pour faire tourner ton business, s’assurer que tes e-mails soient bien reçus et lus est essentiel.

Un e-mail qui tombe en spam peut très vite te coûter une opportunité, un client, ou beaucoup de temps d’attente à un rendez-vous où personne ne viendra…

Mais rassure-toi, à la fin de cet article, tu seras un delivery-jedi ⚔️ Et tu auras toutes les clés pour que les spams ne soient plus qu’un lointain souvenir 😏

C’est quoi un SPAM exactement ?

Avant de parler des techniques pour ne pas tomber dans les spams, il est important de comprendre ce qu'est exactement un SPAM et comment il est identifié. 

Mais alors, c'est quoi un SPAM ?

Un SPAM, c’est un message indésirable (généralement de nature publicitaire), envoyé par e-mail de manière massive, et sans avoir obtenu au préalable le consentement des destinataires.

Il ne s’agit pas nécessairement d’une démarche frauduleuse ou malveillante, mais il sera pourtant toujours agaçant.

L’origine du mot SPAM remonte au 16e siècle, à l'âge d'or de la piraterie. Le terme serait ainsi l’acronyme de "Sacrifice d'un pirate agonisant et misérable".

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Douteux ? 😂 Attends de voir la vraie origine du mot SPAM👇

SPAM provient de la contraction de la marque américaine “SPiced hAM”, déposée par la société Hormel Foods en 1937. Là tu te dis, il me balade encore ce chenapan! Eh bien pas du tout 🤓.

L’origine de l’utilisation du mot SPAM remonte à un sketch des Monty Python datant de 1970.
Dans ce sketch, on y retrouve un groupe de clients d’une taverne habillés en Vikings déclarant haut et fort que tout le monde doit manger du SPAM, qu’il le veuille ou non.

Le terme sera retenu par la communauté informatique, s’amusant à inonder les chats, groupes et autres du mot SPAM répété des centaines de fois, dans le seul but d’embêter les autres utilisateurs.

C’est de là que vient donc l’idée de répétition incessante et forcée parasitant la messagerie.

Le voici donc, le tout premier SPAM, et on peut le manger ! 👨🍳👇

Maintenant que tu connais son origine particulière, il est temps de revenir à notre histoire d’e-mails.

Identification des spams

Le spam électronique peut être identifié de deux manières:

• Soit automatiquement, par le serveur de réception d’e-mail (Gmail, OVH, Yahoo, Orange, SFR, …) soit par votre boite mail (Mail, Outlook, …) marquant automatiquement certains courriers comme indésirable sur base de filtres anti-spam.
• Soit manuellement, par l’utilisateur qui déplace un e-mail dans son dossier spam, ce qui fait remonter l’information au serveur de réception et aux messageries afin d’améliorer la qualité des filtres anti-spam.

Spams & Délivrabilité

Une bonne délivrabilité de tes e-mails permettra que ceux-ci arrivent dans la boîte de réception de ton destinataire. À l'inverse, une mauvaise délivrabilité fera que tes e-mails envoyés finiront dans le dossier spam de ton destinataire ou seront même bloqués plus haut dans le processus par le serveur de réception.

Les spams et la délivrabilité c’est un peu comme un combat infini entre Anakin & Obiwan. Maîtriser comment ne pas tomber dans les spams demande un effort constant, car ce ne sera jamais acquis définitivement, mais si tu t’y prends bien, la lumière vaincra !

Comment booster sa délivrabilité ?

La configuration technique de ton e-mail

La première chose essentielle pour améliorer ta délivrabilité sera de correctement configurer ton adresse e-mail. Ceci se fait au niveau de ta zone DNS de ton nom de domaine. Hé oui, vu que ton e-mail professionnel a certainement la forme tonnom@taboite.com, les e-mails sont gérés directement depuis le serveur lié à ton nom de domaine (taboite.com).

La zone DNS (Domain Name System), c'est ce qui organise les différentes zones de ton domaine, tel que les sous-domaines (ex : sub.taboite.com) ou encore l’emplacement de ton serveur e-mail.

Si tu as une adresse pro, tu as un enregistrement MX dans la zone DNS de ton site web.

C’est déjà bien, mais si tu veux faire de la prospection, tu vas devoir passer au level up. 💪

Tu vas devoir gérer quelques nouveaux champs au sein de ta zone DNS. 🤓

La raison est la suivante ; lorsque le protocole d’envoi d’e-mails (coucou SMTP 👋 ou Simple Mail Transfert Protocol pour ne pas le citer) a été initialement développé, il ne l'a pas été dans l'objectif d'être protégé ou verrouillé.

Depuis, l'e-mail s'est fortement démocratisé. Avec près de 320 milliards d'e-mails envoyés journalièrement dans le monde, tu te doutes que l’on a dû rajouter quelques normes pour gérer tout ça. Ces normes sont les suivantes :

• Le SPF (Sender Policy Framework), une norme de vérification du nom de domaine de l’expéditeur d’un e-mail. En gros, le SPF assure que ton e-mail est bien parti d’une adresse IP liée à ton nom de domaine, et qu’il vient donc bien de toi.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail), Il s’agit d’une signature cryptée (avec une clé publique et privée), qui permet d’assurer que le message ne sera pas intercepté ou modifié lors de sa livraison et que celui provient bien du destinataire (l’en-tête “De” qui renseigne l’expéditeur de l’e-mail). La vérification des signatures DKIM se fait automatiquement au niveau des serveurs.

• Le dernier, le DMARC (Domain-based Message Authentification, Reporting & Conformance) permet également l’authentification de l’auteur des e-mails et est construit sur les deux précédents, à savoir SPF et DKIM. Son utilité est de protéger un nom de domaine pour qu’il ne puisse pas être utilisé par un utilisateur non autorisé (aussi connu sous le nom de spoofing)

La configuration de ces 3 éléments va être essentielle pour protéger ton domaine e-mail ainsi que grandement améliorer ta délivrabilité.

On pourrait dire que la combinaison des 3 est comme une sorte de permis voiture pour tes e-mails, ça les identifie et autorise à passer facilement partout. Ils deviennent les kings de la route, et arrivent dans la boite de réception avant l’heure prévue sur le GPS 😎.

Si tu souhaites les implémenter directement pour ta boite e-mail, nous t'avons préparé un article dédié sur l'implémentation des SPF, DKIM et DMARC. 

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Chauffer ton adresse e-mail et avoir une bonne réputation (de domaine)

Imagine-toi devoir courir un marathon dans un mois. Il te semblerait logique de t’entraîner d’ici là en augmentant petit à petit la cadence, non ?

Pour ton adresse e-mail (et ton adresse IP d’envoi), c’est la même chose.

Heureusement, dans le cas de ton e-mail, tu ne dois pas courir pour arriver au niveau 🏃♂️

Lorsque tu envoies des e-mails depuis une nouvelle adresse e-mail, avec une nouvelle adresse IP, tu es un peu le ‘new kid in ton’. Lorsque ton adresse IP débute, elle va d’abord devoir faire ses preuves auprès des différents fournisseurs de messagerie (tel que Gmail, Yahoo, Ovh, …) avant de pouvoir envoyer des volumes élevés. C’est également le cas si tu envoies une quantité “classique” de manière journalière et que d’un coup tu augmentes d’un coup la cadence (en commençant à prospecter par exemple), cela envoie un mauvais signal aux serveurs, ce qui augmentera ta probabilité que ta réputation de domaine soit affectée, et que donc ta délivrabilité soit détériorée.

Heureusement, il n’est pas si compliqué de bâtir une bonne réputation (aussi appelée Sender-Score) avec les fournisseurs de messagerie. Tout ce qu’il te faut faire, c’est “chauffer” ton adresse e-mail progressivement, pour lui permettre d’augmenter les volumes d’envois.

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⚠️ Note que si tu arrêtes le processus d’envoi d’e-mails pendant plusieurs mois, il faudra recommencer à zéro, un peu comme le marathonien qui a arrêté de courir depuis des années. Ton score de réputation doit être continuellement maintenu ✌️

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Heureusement il n’est pas nécessaire de faire le tout à la main, tu peux utiliser des services dédiés qui te chaufferont ton adresse e-mail automatiquement comme Lemwarm (https://www.lemwarm.co/), tu n’auras plus qu’à voir ton Sender Score augmenter, et ta délivrabilité s’améliorer. 💪

PS: petit conseil si tu débutes, fais chauffer ton adresse e-mail sur une période minimale de 4 semaines d’envois continus avec une augmentation journalière progressive avant de commencer à prospecter. Une fois ces 4 premières semaines passées, garde une cadence continue pour garder une bonne réputation de domaine. De cette manière, tu resteras avec une réputation VIM (Very Important Mail) 😎

Passer les filtres anti-spam

Les filtres anti-spam évaluent chacun de tes e-mails selon une multitude de critères.

Sur base de ces critères, un score est établi, si celui-ci est trop élevé, ton e-mail sera considéré comme spam. Tu l’auras compris, l’objectif va donc être de ressembler le moins possible à un spam pour passer les filtres sans te faire arrêter.

Les filtres spams deviennent de plus en plus intelligents, donc il n’y a pas de règle binaire pour finir en spam ou non, le contexte sera pris en compte. Mais éviter certaines approches te sera bénéfique pour ta délivrabilité.

Voici quelques pratiques essentielles pour passer incognito auprès des filtres anti-spam, même avec un gros volume d’e-mails envoyés :

Soigner ton objet & nom d’expéditeur

La première chose que ton destinataire verra de ton e-mail sera le nom (le “De”), ainsi que l’objet de ton mail. Sur certaines messageries il aura également un aperçu de tes premiers mots. Ce sont donc 3 éléments à bien soigner :

1. Un nom d’expéditeur authentique 👌

Utilise ton nom, celui de ta boite ou une combinaison des deux. Ne modifie pas régulièrement de nom d’expéditeur, les spammeurs ont tendance à le changer pour duper leurs cibles, reste donc constant et authentique.

2. Un objet d’email sans mots “spammy” 👀

Évite les attrapes du style “click bait” pour pousser à ouvrir l’e-mail. Ton objet d’e-mail doit être aligné avec le contenu de celui-ci, sinon il sera ouvert, mais pas lu. Évite également l’utilisation d’un vocubulaire spammy. Voici quelques exemples à éviter:

Gratuit, promo, urgent, 50%, 100% gratuit, gagner, €, Doublez vos revenus, remboursement, Promotion spéciale, ….

3. Eviter les majuscules ou les points d’exclamation à répétition dans l’objet 🙅

CA FAIT VITE SPAM, TU VOIS CE QUE JE VEUX DIRE ??!!!!!

🤪

Si tu écris un e-mail qualitatif et authentique, tu ne devrais pas avoir trop de soucis à ce niveau.

Soigner le contenu de ton e-mail

Passons maintenant au cœur de l’e-mail, voici les éléments à bien soigner pour ne pas affecter ta délivrabilité :

1. N’utilise pas de grande image pour le contenu de ton e-mail 🖼️

Un e-mail informationnel ou de prospection n’est pas une newsletter, n’essaie pas d’envoyer un e-mail qui ressemble à un travail photoshop. Les filtres anti-spam ne savent pas lire les images, cela augmentera donc énormément la probabilité de finir en spam. Concentre-toi donc sur les bons outils d’e-mailing pour rédiger un e-mail textuel qualitatif.

2. Garde un ratio Images / Texte faible ➗

Comme dit au-dessus, les filtres n’aiment pas les images, car ils ne peuvent pas en lire le contenu. Si tu souhaites tout de même en utiliser, fais-le de manière minimaliste, et ajoute un ALT text (texte alternatif pour donner l’information sur le contenu de l’image) pour chacune.

3. Reste sobre dans ta mise en forme 🦩

Le but est de rester dans un comportement d’échange le plus naturel possible, évite donc de trop utiliser du gras, des couleurs, de l'italique, du souligné ou des majuscules, ou une combinaison dans ton texte. Les filtres n’en sont pas friands.

4. Évite les pièces jointes 📎

Lorsque tu démarches par e-mail, avec un grand volume d’envoi, il est déconseillé de mettre des pièces jointes dans tes e-mails. C’est un comportement très mal vu par les filtres, car c’est typiquement des virus qui sont transmis de cette manière.

PS: Si le transfert de document est essentiel, pense à mettre un lien url vers une dropbox ou un drive contenant celui-ci.

5. Privilégie un code HTML propre 🛠 (pour les techos 🤓)

Il est essentiel que le serveur de réception et les services de messagerie puissent lire efficacement ton e-mail. Il est donc important de respecter les normes HTML pour l’e-mailing. Ce genre de problématique s’applique majoritairement aux Newsletters (type Mailchimp, SendinBlue, Mailjet, …) et non à la prospection.

Pour éviter tout souci de forme pour tes e-mails de prospection, concentre-toi sur un e-mail purement textuel, et ne copie pas les e-mails depuis un autre environnement (ex : Word vers e-mail) pour être certain de ne pas garder un code de mise en forme source inadapté.

6. Pense à rajouter lien de désinscription 🔕

Pour la prospection, il est conseillé d’ajouter un lien de désinscription aux e-mails envoyés. Cela rendra peut-être ton e-mail moins “naturel”, mais lui permettra de garder une meilleure délivrabilité. Un e-mailing sans lien de désabonnement sera considéré comme suspicieux par les filtres anti-spam.

Conclusion

Chacune des étapes présentées dans cet article t’aidera à améliorer ta délivrabilité et à ne plus finir dans le dossier spam de tes destinataires. Évidemment, le besoin d’attention à ta délivrabilité, et les efforts à mettre pour en garder une bonne seront liés à ton volume d’envoi.

Si tu souhaites simplement que tes e-mails ne tombent pas en spam de tes clients ou fournisseurs, la mise en place de tes DKIM, SPF et DMARC devrait faire plus que l’affaire.

Au plus tu utilises tes e-mails avec un but de prospection, au plus d’attention tu devras porter aux différents éléments te permettant de garder une bonne réputation de domaine.

À toi de tester ton score e-mail 💯

Avant de te laisser partir, voici deux outils qui te seront grandement utiles pour estimer la qualité actuelle de tes e-mails, et le travail qui te sera nécessaire pour avoir une délivrabilité optimale :

👉 Mailreach Spam Test pour tester gratuitement si tes e-mails arrivent en SPAM en fonction du type de serveur de réception.

Et

👉 Mail-Tester pour connaitre le score de ton adresse e-mail.

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Tu as maintenant toutes les clés en main pour ne plus tomber dans les spams 😎

“May the delivrability be with you“

Félicitations, tu es maintenant un master jedi de la délivrabilité !

Utilise la force à bon escient ⚡️

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