Mail de relance: décrocher un rendez-vous à tous les coups

Ça te frustre lorsque tes e-mails n’obtiennent pas de réponse ? Mais relancer par e-mail te paralyse ? Tu te demandes quoi écrire dans tes relances ? Combien en faire ? Comment faire pour ne pas oppresser ?

Si rédiger une relance par e-mail te fait perdre tes moyens, tu es au bon endroit. À la fin de cet article, relancer par e-mail pour décrocher un rendez-vous ou signer un prospect n’aura plus de secrets pour toi.

Bonus: on te partage même nos meilleurs templates à [copier / coller] en fin d’article.

C’est parti !

Ne pas être à l’aise avec la relance est naturel. En tant qu’humain, notre instinct nous indique que si une personne ne répond pas à notre première sollicitation, c’est qu’elle n’est pas intéressée, et n’appréciera certainement pas être contactée à nouveau par un deuxième message.

Bien que la logique soit cohérente, en réalité, les chiffres disent plutôt le contraire.

Et cela peut être dû à un grand nombre de choses du côté du destinataire:

• Un e-mail perdu dans la masse,
• Une réception à un mauvais timing,
• Une lecture inattentive (en diagonale),
• Une lecture interrompue par un élément perturbateur,
• Parfois même simplement un e-mail qui arrive en SPAM.

(Afin d’éviter ces derniers cas, je te conseille d’aller lire ceci)

Dans une étude réalisée par Yesware (un outil d’automatisation e-mail), sur plus de 500,000 e-mails envoyés, on peut observer que le premier e-mail envoyé amène en moyenne 30% de réponse, soit le taux de réponse le plus élevé. Jusque-là, logique.

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Seulement, en analysant plus en détail les chiffres, on peut voir que les e-mails suivants ont également un taux de réponse non négligeable. Ainsi, en transformant un e-mail unique en une séquence de 4 e-mails, la probabilité d’avoir une réponse monte de 30 à 83%, soit 3X plus de chances d’avoir une réponse en faisant seulement 3 relances de plus 🤯.

De plus, le fait que le premier message soit le plus efficace n’est pas assuré. Une autre étude, cette fois-ci réalisée par Iko system (ancienne plate-forme d’automatisation commerciale), basée sur l’analyse de ses données clients, montre que malgré une probabilité de 18% de recevoir une réponse au premier message, cette probabilité décroît par la suite. On peut voir que le 6e message envoyé (ou la 5e relance) remonte avec une probabilité d’obtenir une réponse de 27%!

La conclusion? Relancer paye 💪

Plus intéressant encore, Yesware nous montre également que 70% des e-mails de prospections s’arrêtent à un seul message, sans relance.

Seulement 19% des commerciaux enverront un deuxième e-mail de relance.

En résumé, en ne faisant qu’une seule relance e-mail supplémentaire, tu augmenteras tes chances de réponses de 21% et dépasseras 70% des commerciaux. ‍

Not bad pour un petit e-mail supplémentaire, hein ? 😏

Et au plus tu en ferras, au plus ces chiffres tourneront à ton avantage.

Bien évidemment, ce n’est pas qu’une question d’acharnement, et relancer sans apporter de valeur ne t’apportera pas ce genre de résultats. Tu risques même d’affecter ton image de marque ainsi que la délivrabilité de tes e-mails.

Maintenant que l’importance de relancer tes prospects est devenue une évidence, voyons comment relancer comme un pro, pour obtenir un rendez-vous à tous les coups.

Les différents types d’e-mails de relance

Lorsque l’on parle d’e-mails de relance, on y retrouve deux catégories principales:

1. La relance de prospection [pre-meeting] 💼

La relance de prospection est une relance qui fait suite à un message de prospection non sollicité, (aussi appelé cold e-mail), c’est donc un message qui relance le prospect pour augmenter les chances d’avoir un échange, et de décrocher un rendez-vous.

Dans ce type de cas, la relance est faite sans avoir eu de retour du prospect.

2. La relance de closing [post-meeting] 🤝

La relance de closing, est un suivi, généralement réalisé après un échange (en call, en physique, ou même par écrit) avec un prospect qualifié. Celle-ci fait généralement suite à l’envoi d’une offre ou d’informations complémentaires, et à pour objectif d’accompagner le prospect dans sa prise de décision, pour optimiser les chances qu’il signe avec toi.

Quelle différence entre relance de prospection et de closing ? 🔦

La différence clé sera l’objectif et ta relation avec le prospect. Dans le cas de la prospection, ton objectif est de mettre le pied dans la porte, et la relation entre toi et le prospect est encore inexistante (au sens que vous n’avez pas encore discuté ensemble). Tu pourras ainsi te permettre d’être plus insistant, avec un rythme de contact légèrement plus court, car ton objectif sera de qualifier ou non ton prospect le plus rapidement possible. Par ailleurs, tu ne continueras pas au-delà d’un nombre défini de relances, car une fois tes arguments épuisés, l’insistance pure n’aura que pour effet d’ennuyer ton prospect.

Dans le cadre du closing par contre, tu es là pour faire suite à un intérêt marqué de ton prospect pour ton offre. Même si l’intérêt n’était pas confirmé à 100%, il y a une probabilité établie que celui-ci puisse se transformer en client. Tu n’as donc aucun intérêt à intérêt à arrêter les relances, tant que tu n’as pas eu la confirmation que la probabilité de le closer est retombée à 0. Tu pourras ainsi te permettre de relancer autant de fois que tu le souhaites, mais cette fois-ci, de manière plus espacée, car l’idée est de garder une relation privilégiée avec ton prospect, et de ne surtout pas le faire se sentir “pressé”.

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Combien d’e-mails de relances faire au total ?

Le nombre de relance dépendra de ton type de relance:

Si tu prospectes à froid (relances de prospection):

Le nombre optimal de relance sera directement lié au nombre d’éléments de valeurs que tu as à présenter à ton prospect.

Et ce nombre de relances peut être défini de manière précise.

Chez Leadix, nous utilisons une stratégie liée au nombre d’éléments de valeurs à proposer à votre ICP.

📐 Calculer votre nombre d’e-mails en séquence pour une prospection optimale:

• 1 e-mail d’introduction
• 1 e-mail sur l’élément #1 de valeurs pour votre ICP (Profil Client Idéal)
• 1 e-mail sur l’élément #2 de valeurs pour votre ICP (Profil Client Idéal)
• 1 e-mail sur l’élément #3 de valeurs pour votre ICP (Profil Client Idéal)
  …
• 1 dernière relance émotionnelle

= Le nombre d’e-mails de votre séquence optimale de prospection par e-mail 💌

Prenons par exemple un outil SAAS pour la gestion d’équipe permettant de:

• Simplifier la gestion et le suivi des projets
• De répartir les tâches entre chaque collaborateur
• Ainsi que d’organiser des réunions plus productives

Dans ce cas, le nombre d’e-mails total d’une séquence de prospection sera de 5 e-mails: 1 e-mail d’intro, 3 e-mails détaillant les 3 éléments clés de la valeur pour le prospect, et 1 e-mail de relance finale.

Si par contre tu relances pour faire suite à un rendez-vous:

Dans ce cas, la limite est presque infinie ♾️.

Pose-toi la question suivante: si tu es convaincu que c’est l’homme ou la femme de ta vie, tu abandonnerais après combien de messages de relance ?

À moins que tu sois très heureux/heureuse seul.e, il y a de grandes chances que tu ne baisses pas les bras.

Alors, pourquoi agir différemment pour ton client idéal ?

La vente, c’est aussi faire preuve d’un peu d’acharnement 💪⚡️

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Combien de temps attendre entre les relances ?

Avant de nous pencher sur le contenu des e-mails de relance, il est important d’identifier le timing optimal entre chaque relance. De quoi maximiser l’impact de tes messages, sans pour autant passer pour un acharné du clavier. ⌨️

Le premier pas est de comprendre la longévité d’un e-mail envoyé. Toujours dans la même étude réalisée par Yesware, on peut observer que + de 90% des e-mails qui ont obtenu une réponse reçoivent cette réponse dans la journée suivant l’envoi.

La majorité des e-mails sont donc ouverts le même jour que leur réception, et si le destinataire à l’intention de répondre, il le fera généralement le jour même de son ouverture.

On peut donc considérer que si tu ne reçois pas de réponse le jour même, ta chance de recevoir une réponse dans les jours suivants décroît sévèrement.

Bien que ces chiffres nous confirment que passé le premier jour, tes chances d’obtenir une réponse descendent, il est tout de même conseillé d’attendre 2 - 3 jours avant la première relance, pour laisser l’occasion au destinataire de prendre un peu plus que son jour unique.

Ensuite tes relances vont devoir s’espacer de plus en plus au fur et à mesure des envois, de manière à éviter d’agacer ta cible.

Le cold e-mailing n’étant pas une science exacte, il n’y a pas de règle “magique 🪄” pour le timing des relances, chacun y va de sa formule préférée.

Voici 3 formules de timing de relances qui font du sens👇

1️. Steli Efti, CEO de Close.io a pour habitude d’espacer ses relances de manière suivante:

L’idée sous-jacente est de correctement équilibrer l’espace entre les relances, en commençant par une fréquence importante, ensuite de plus en plus distante.

Toi aussi, quand tu as lu l’évolution de fréquence, cela te fait directement penser à une suite de Fibonacci ? Dingue ! 🤯

(Blague à part, même si tu n’es pas mathématicien, c’est également une excellente approche)

La voici:

2️. La suite de Fibonacci additionne chaque chiffre, avec celui d’avant, donnant ainsi une suite de … 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89… etc. Et celle-ci se prête plutôt bien à l’espacement des relances e-mails.

La suite de Fibonacci a en effet pour avantage de permettre un timing de relance efficace et continu, sans risquer de passer pour trop insistant.

Cependant, après quelques relances, l’écart devient vite très large, et tous les commerciaux n’ont pas le temps d’attendre 89 jours ouvrés entre leurs relances.

C’est pourquoi chez Leadix, nous avons développé une formule de référence que nous appliquons dans 90% de nos campagnes.

3️. La Formule de relances Leadix :

PS: On espère que personne ne lira, mais si tu lis ceci, garde ça pour toi 🤫

⚡ La formule de relance Leadix: délais n+1 = ((délais n x 2) - 1)

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Autrement dit, si l’on commence par un délai de 2 jours entre le premier message et le deuxième, le délai suivant (n+1)  sera de 2X2-1, soit 3, puis 3x2-1, soit 5, puis 8, etc.

La suite de relance à la Leadix ressemble ainsi à:

• 2, 3, 5, 7, 9, 11…

Tout est une question d’équilibre entre insistance et espacement les points de contact.

Ne te presse pas, la patience paye.

La structure d’un mail de relance qui convertit

Maintenant que tu sais pourquoi il est essentiel de relancer un prospect, combien de temps attendre entre chaque relance, et le nombre de relances optimales à faire, passons au cœur du sujet: Comment rédiger un e-mail de relance qui convertit ?

Avant de rentrer dans la structure d’un e-mail de relance, il est important d’avoir en tête l’objectif de tes relances. Que ce soit pour qualifier un prospect, décrocher un rendez-vous, obtenir plus d’informations, prendre des nouvelles suite à une offre envoyée, garde bien en tête ton objectif car tout le reste s’articulera autour de celui-ci.

1. Établir du contexte à sa relance

Vu qu’il s’agit d’une relance, commence par rafraîchir la mémoire de ton prospect en lui rappelant ton premier message ou contact. Même si celui-ci ne se rappelle pas du message en question, le fait d’y faire un rappel augmentera tes chances de décrocher une réponse. De plus, lorsque tu suivras avec de la valeur supplémentaire (point suivant), celui-ci sera déjà à quoi se rattacher.

Exemples:

• “Je reviens vers vous suite à mon e-mail du [Date] à propos de [Sujet du premier e-mail]”.
• “Pour vous donner un peu plus de contexte sur mon dernier mail du [Date] à propos de [Sujet du premier e-mail]”.
• “Je voulais revenir vers vous car je suis curieux de votre avis sur [Sujet du premier e-mail]”.
• “Avez-vous eu l’occasion de vous pencher sur ce que pourrait donner [Sujet du premier e-mail] pour [Entreprise] ?
• "En repensant à mon e-mail du [Date] sur [Sujet du premier e-mail], je me suis dit qu'une discussion plus approfondie pourrait vous être bénéfique. Êtes-vous disponible pour un appel ou une réunion afin de répondre à vos éventuelles interrogations ?"
• “Avez-vous eu l’occasion de vous pencher sur [Offre envoyée] ? Je serais ravi d’avoir votre retour et pouvoir définir la manière optimale de vous amener de la valeur”

2. Insérer de valeur ajoutée dans chaque message de relance

Une fois que ton prospect sait te situer, ou citer la valeur initiale que tu lui as proposée, il est temps d’avancer dans la proposition. Si le premier message n’a pas amené à la réponse désirée, complémente en y ajoutant des arguments qui augmentent la valeur perçue par le prospect.

Préfère toujours des arguments MECE (acronyme de Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive), permettant de définir au mieux ton offre de valeur totale, sans te répéter constamment.

L’idée est d’amener le plus possible du “nouveau” dans chaque relance, que ce soit plus de détails ou de valeur lié à ta proposition, ou une offre plus attirante (comme une ristourne, un essai gratuit, etc)

Exemples:

• Sur base de ma compréhension d’[Entreprise], nous pouvons également vous amener [Valeur supplémentaire #1] & [Valeur supplémentaire #2].
• Pour vous donner plus de contexte, nous avons accompagné [Client Connu #1] & [Client Connu #2] à [Objectif inspirant] en quelques semaines seulement. Nous serions ravis de faire de même pour [Entreprise].
• Si le sujet vous intéresse, je serais ravi de vous offrir un essai gratuit de 30 jours.

3. Sortir du lot d’e-mails reçus

90% des e-mails sont du texte pur. Lors de tes relances, n’hésite pas à jouer sur des éléments pour faire ressortir ton message du lot:

• Une vidéo de présentation personnalisée
• Un cas client dans le même domaine
• Une image soulignant vos propos
• Un document / lien intéressant

Attention tout de même à ne pas trop charger tes e-mails de contenus. Cela pourrait affecter ta délivrabilité.

4. Intégrez un “Call-to-action” à vos relances

Ton objectif étant d’obtenir une réponse, guide au maximum ton prospect en réduisant la friction et son effort cognitif. Si tu souhaites échanger, téléphoner, un rendez-vous, un café, dis-lui.

Si tu proposes un rendez-vous ou un échange téléphonique, propose directement quelques dates et heures pour faciliter le choix de ton prospect.

Si tu souhaites que ton destinataire réalise une action à la fin de ton message, guide-le un maximum vers celle-ci.

Pense à un CTC plutôt qu’un CTA

‍Si tu es dans le cadre d’une prospection “à froid”, en cold e-mailing, préfère plutôt un CTC (Call to Conversation) à un CTA (Call to Action). Tant que ton offre de valeur ne sera pas parfaitement claire aux yeux du prospect, ce sera plus difficile pour lui de faire le choix d’un rendez-vous commercial.

Si tu te concentres sur le lancement d’une discussion, grâce à un CTC, tu auras 2 énormes avantages:

1️. Tu peux qualifier bien plus vite tes prospects.

2️. Le passage à un rendez-vous sera facilité car vous avez “fait connaissance”.

Exemples:

• Est-ce bien un problème que vous rencontrez ?
• Cela vaut-il une discussion plus approfondie ?
• Seriez-vous contre d’échanger sur le sujet ?
• Est-ce une mauvaise idée d’échanger ?
• Intéressé d’en savoir plus ?
• Je vous en dis plus ?
• On en discute ?

Exemples de relance de prospects à copier - coller

Maintenant que les relances n’ont plus aucun secret pour toi. N’hésite pas à t’inspirer directement de nos exemples de relances pré et post-meeting.

Tu peux directement t’inspirer de celle-ci pour rédiger les relances les plus adaptées à tes besoins 🚀

[Relances Pre-meeting]

Voici quelques exemples de relances lorsque tu cherches à décrocher un premier call ou rendez-vous avec ton prospect. Dans la situation suivante, celui-ci n’a pas encore répondu, ni mentionné son intérêt potentiel.

L’apport de contexte supplémentaire

Bonjour {Prénom},

Pour vous donner un peu plus de contexte, la raison de mon message est la suivante: {Icebreaker / Trigger}

En résumé, ce que je vous propose est de vous amener {Valeur 1} et {Valeur 2}.

Je serais ravi d’avoir votre retour sur le sujet.

Cela vaut-il la peine d’échanger 13min ?

{Signature}

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La valeur supplémentaire

Bonjour {Prénom},

Peut-être n’avez-vous jamais pensé à {Solution} au sein de {Entreprise} ?De notre expérience dans votre industrie, cela peut représenter jusqu’à {Avantage#1} et {Avantage #2}

Nous avons par exemple accompagné {Concurrent#1} ou encore {Concurrent #2} à doubler leur {Résultat} en quelques semaines seulement.

Nous serions ravis de faire de même pour vous.

Est-ce un sujet qui vaut la peine d’échanger ?

{Signature}

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Le mauvais timing

Bonjour {Prénom},

Le moment est peut-être mal choisi pour parler de {problématique} ?

Néanmoins, si le sujet vous intéresse, nous avons rédigé un cas d’étude sur le sujet pour notre accompagnement de {Client A}.

Je serais ravi de vous le faire parvenir.

Au plaisir de vous lire,

{Signature}

‍

Le push émotionnel

Bonjour {Prénom},

Je n’ai pas eu le plaisir de vous lire en retour…

J’espère ne pas vous avoir importuné.

J’étais convaincu que {Sujet} était un point clé du développement actuel de {Entreprise}.

J’ai dû me tromper.

Je ne vous dérangerai plus.

Je vous souhaite tout le meilleur pour la suite de {Entreprise}.

PS: si vous changez d’avis, je reste à votre disposition pour échanger sur le sujet.

‍{Signature}

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La relance courte et efficace

Exemple #1

Bonjour {Prénom},

Pas intéressé d’en discuter ?

{Signature}

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Exemple #2

Bonjour {Prénom},

Si je comprends bien, ce n’est pas une problématique pour {Entreprise} ?

‍{Signature}

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La relance fun

Bonjour {Prénom}

Je vous ai contacté il y a quelque temps pour échanger sur {Sujet}.

Je suppose que vous si vous ne m’avez pas répondu c’est pour l’une de ces trois raisons:

1. Cela ne vous intéresse pas.
2. Vous avez trouvé une autre solution pour {Action liée au sujet}.
3. Vous êtes actuellement en train de vous faire courser par un T-rex affamé, et le moment est un peu mal choisi pour rédiger une réponse🏃🦖

N’hésitez pas à me répondre par le numéro adapté.

Je vous enverrai de l’aide approprié en fonction.

Au plaisir de vous lire,

{Signature}

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[Relances Post-meeting]

Le push commercial

Exemple #1

Bonjour {Prénom},

C’était un plaisir d’échanger avec vous le {Date} au sujet de {Sujet},

Je reviens vers vous pour savoir si vous avez eu le temps de parcourir notre proposition, je serais ravi d’avoir votre retour, et d’éventuellement pouvoir répondre à vos questions.

Au plaisir de vous lire,

{Signature}

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Exemple #2

Bonjour {Prénom},

Je reviens vers vous à la suite de nos derniers échanges. Avez-vous pu avancer dans votre réflexion ? Je reste convaincu que notre collaboration a un fort potentiel.

N’hésitez pas si vous avez la moindre question.

Au plaisir de vous lire,

À bientôt,

{Signature}

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L’information supplémentaire

Exemple #1

Bonjour {Prénom},

Nous organisons un webinar jeudi prochain au sujet de {Sujet webinar}. De mémoire, il s’agissait d’un sujet qui semblait particulièrement dans nos échanges.

Le webinar aura lieu sur {Plateforme} le {Date & heure}.

Voici le lien pour vous inscrire: {Lien}.

Aura-t-on le plaisir de vous y voir ?

{Signature}

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Exemple #2

Bonjour {Prénom},

Je viens de tomber sur un article qui pourrait fortement vous intéresser.Lors de nos échanges, nous avions abordé {Sujet}. Cet article aborde une approche très intéressante.

{Lien Article}

À bientôt,

{Signature}

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C’est tout pour moi 🙌

L’objectif, tu l’auras compris, n’est pas de faire un simple copier / coller des messages, mais plutôt de pouvoir adapter ceux-ci à tes besoins, et à ta situation. Car une relance qui n’apporte pas de valeur supplémentaire à ton destinataire n’est pas une relance, mais du SPAM.

Et le SPAM chez Leadix on le mange 🍴 (Si tu n’as pas eu la blague je t’invite à découvrir cet article pour ne plus jamais tomber en SPAM lors de ta prospection)

Et maintenant, à ton tour de relancer ✉️ ✉️ ✉️

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Happy Closing ⚡️